Fra styret mai 2024

2024 er det første hele ordinære driftsåret for hytteeierforeningen, og styret er i ferd med å komme i rute med rutiner og aktivitetsstyring. Det er laget et årshjul som du finner under fanen «dokumenter». Årshjulet er veiledende og avvikes etter behov, men det er lagt opp til at styret skal ha 6 møter i året (jan, mars, mai, juli, sept og nov). Etter hvert styremøte skal det komme en oppsummering under fanen «aktuelt» på hjemmesiden. Det du leser nå er oppsummeringen etter styrets maimøte.

I tillegg er det lagt opp til at det sendes ut «nyhetsbrev» på mail til alle medlemmer tre ganger i året (mars, aug, des). Vi har hatt startvansker med slike masseutsendelser, da noen opplever at de havner i søppelpost eller at de ikke kommer fram i det hele tatt. Dette er for så vidt et kjent problem med masseutsendelser. Når vi sender slike mailer vil det følge med en ganske omfangsrik bunntekst hvor det blant annet gis mulighet til å melde seg av («unsubscribe»). Dette er for å sikre at mailene ikke automatisk blir tolket som spam. Styret er i en læringsfase med slike ting, og vi håper medlemmene har tålmodighet til vi finner en god måte å nå fram med nyhetsbrevene på, da vi mener de er viktige med hensyn til å nå fram til alle med informasjon. Sjekk gjerne at innstillingene på egen epostkonto ikke sperrer for masseutsendelse fra hytteeierforeningen.

Styret minner om at hjemmesiden gir god mulighet til å komme med innspill og kommentarer. Bruk foreningens epostadresse eller hjemmesidens kontaktskjema om du har forslag eller synspunkter du mener styret bør følge opp. Det er kun styret som vil se det som meldes inn. Å bruke hjemmesiden til skriftlig innmelding av saker, vil forenkle styrets arbeid og sikre systematisk oppfølging og dokumentasjon. Ved siden av dette er det også fint om det kommer kommentarer direkte på sakene som legges ut under fanen «aktuelt». Slike kommentarer vil være synlige på saken som kommenteres, og gir dermed mulighet for direkte meningsutveksling.

Aktuelle saker
Styrets maimøte handlet i hovedsak om oppfølging av årsmøtet.
Kontingenten ble endret og det ble innført differensiering mellom ulike typer eiendommer (tomt, naust, hytte), hvor «full kontingent» knyttes til hytte, mens kontingent for tomt og naust utgjør en prosentandel av denne. Vedtektene er klare på at eierskap til to eiendommer likevel kun gir en stemme på årsmøtet (jfr. §3). En presisering av sammenhengen mellom beregning av kontingent og antall medlemsstemmer blir en av føringene ved kommende gjennomgang av vedtektene (jfr. vedtak på årsmøtet). Alle endringer av vedtektene vil kreve tre fjerdedels flertall og styret har ambisjoner om en prosess med informasjon og involvering underveis. Vi bør også utforske muligheter for å åpne for fremmøte (og stemmegiving) via elektronisk møtemedium på neste årsmøte. Vedtektene er for øvrig tydelige på at det kun er de fremmøtte på årsmøtet som deltar (telles med) i avstemninger (jfr §4).
Informasjon til nye medlemmer bør sendes ut så fort praktisk mulig hver gang en eiendom er omsatt og eller når byggetillatelse foreligger for privat utbygger. Det arbeides nå med å utarbeide versjon 1.0 av et velkomstskriv med generell informasjon. Skrivet vil omhandle både rettigheter og plikter som medlem. Det blir også laget enkel informasjon om Ørnehaugen og hytteeierforeningen til oppslagstavla på postkassestativet.
Behov for likviditetsbuffer har vært tema siden oppstart av foreningen. Kontingentsøkningen i år gir mulighet for å starte oppbyggingen av en slik buffer. Styret ønsker å innføre en «handlingsregel» hvor det årlig avsettes en prosentandel av kontingentinntektene til buffer. Hvor stor denne prosentandelen skal være og hva som bør være målet for størrelsen på bufferen, vil avhenge av hva slags risikovurdering som legges til grunn. Styret vil derfor gjennomføre en enkelt risiko- og sårbarhetsanalyse med spesielt fokus på rørledningsnettet for vann, overvann og kloakk inkl. slamutskilleren og røret som går fra denne og 300 m ut i sjøen. Styret vurderer det som realistisk å kunne avsette inntil 60 000 til bufferen i 2024.
Kommende investeringer vil bli håndtert ved å utarbeide prosjektbeskrivelser som grunnlag for prioriteringer. Dette gjelder i første omgang for utvidelse av utleggsrampe for båt og oppbygging av steinmur (molo) i tilknytning til denne, bedre tilrettelegging for bading, oppsett og drift av vegbom(mer) samt innkjøp og plassering av lagerkontainer. Beskrivelsene vil legges fram på årsmøtet og inneholde oversikt over og vurderinger av kostnader samt styrets innstilling av det enkelte prosjektets prioritering. Styret vil involvere flere i utarbeidelse av prosjektbeskrivelsene. Styret ønsker å ferdigstille den påbegynte sosiale møteplassen nedenfor naust nr. 1 i løpet av sommeren, og vil komme tilbake til nærmere informasjon så fort vi har konkretisert dette.
Søppelkontainerne skal snus slik at kortsiden vender utover mot den åpne plassen. Dette er fordi det er åpning på begge langsidene av hver kontainer, noe som gir mulighet for bedre utnyttelse av volumet i dem. Dette gjøres i samarbeide med RIR. Matavfallsdunkene vil sannsynligvis bli flyttet østenfor de øvrige kontainerne og styret vil utforske mulighetene for å bygge en enkel plattform (gjerne med tak) for disse.
Grøfterensk vil bli gjennomført i løpet av sommeren innenfor rammene av ordinært driftsbudsjett.
Skilting av veier, p-plasser og annet vil bli fulgt opp i løpet av sommeren. Styret har også kontakt med både kommunen og Statens vegvesen om mulighet for å overta en del skiltstolper av utgående type. Det er dialog med kommunen om skilting av vegnavn. Det er også kontakt med Astero as for en foreløpig utredning av muligheten for å utarbeide en type oversiktskart over hyttefeltet.
Isolasjon av spesielt utsatte fordelingskummer for vann vil bli foretatt i løpet av forsommeren. I utgangspunktet vil alle endekummer bli prioritert. Det er dialog med Rørlegger1 as om dette.

Til slutt vil styret råde alle å sjekke om de betaler renovasjonsavgift. Det viser seg at noen har falt ut av dette registeret, og det vil kunne bety krav om etterbetaling. Sjekk om fakturaene fra kommunen inneholder renovasjonsavgift, eller logg inn på kommunens nettsider HER. Om din eiendom ikke blir belastet slik avgift, vil den heller ikke kunne knyttes til RIR appen.

Styret ønsker alle medlemmer en fortsatt god vår!